• E-fatura, Vergi Usül Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre, tutulması zorunlu olan faturaların elektronik ortamda; oluşturulmasını, kaydedilmesini, saklanmasını ve ibraz edilmesini sağlayan sistemin genel adıdır.
• E-fatura uygulaması ile tanımlanan standartlara uygun olarak elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, tarafları arasında dolaşımı güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amaçlanır.
• Fiziksel faturada yer alması gereken bilgilerin tamamını kapsayan e-fatura, elektronik kayıtlar bütünü biçiminde oluşturulur. E-imza ve mali mühür uygulamalarını içeren e-fatura sistemi, kaynağının doğruluğunu, içeriğin bütünlüğünü ve değişmezliğini garanti altına alarak özellikle vergi kaçaklarının ve kayıplarının önüne geçmeyi amaçlar.
• Muhasebe (fatura kesme, kayıt, vb.) ve finans (teyit, ödeme, vb.) süreçlerinin azalması,
• Kağıt, kartuş, ilgili iş gücü, posta vb. giderlerde azalma,
• Arşivlemede tasarruf,
• Alıcı satıcı arasında kayıp, yırtık, yanlış bilgi, vb. ihtilafların yaşanmaması,
• İstenen bilgi ve belgelere hızlı erişim ile yüksek verimlilik,
• Çevresel duyarlılık,
• Etkin ve kolay denetim.
1. GIB E-Fatura Portal Yöntemi: Az sayıda fatura düzenleyen mükellefler için e-fatura uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve “www.efatura.gov.tr” internet adresinde GİB tarafından hizmete sunulan E-Fatura Portalı aracılığıyla gerçekleştirebilirler.
2. Entegrasyon Yöntemi: Yüksek sayıda fatura düzenleyen çeşitli faturalama ihtiyaçları bulunan gelişmiş bilgi işlem sistemlerine sahip mükellefler bilgi işlem sistemlerinin e-fatura uygulamasına entegre edilmesi yoluyla e-fatura uygulamasından yararlanabilirler.
3. Özel Entegrasyon Yöntemi: Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükellefler, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde yada bilgi işlem sistemi işletmek istememeleri halinde teknik yeterliliğe sahip özel bir entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır.
• Başvuru aşamasında belirlediğiniz yöntemi daha sonra değiştirmeniz mümkün. Söz konusu işlemleri yaptıktan sonra portal hesabınız Başkanlık tarafından kapatılır. Yayınlanmış olan Özel Entegratör firmalardan (http://www.efatura.gov.tr/efaturaozelentegratorlerlistesi.html) herhangi biri ile sözleşmenizi imzaladıktan sonra Başkanlık tarafından tanımlamalarınız yapılır ve elektronik fatura alıp göndermeye başlayabilirsiniz.
• Hayır. E-fatura uygulamasından sadece bir yöntemle faydalanabilir.
• Evet. Mükellef her şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurup mali mührünü temin ettikten sonra özel entegratörle anlaşma yapabilecektir.
• Firmanızın merkezi ve şubeleri için farklı Özel Entegratör firmalar ile anlaşma yapabilirsiniz. Şirket merkezinin bulunduğu ilde bir özel entegratör firma ve şubenizin olduğu ilde ise farklı bir özel entegratör firma ile anlaşma yapabilirsiniz.
• E-defter kullanıcısı olabilmek için e-fatura kullanım zorunluluğu bulunmaktadır.
E-faturanın düzenlenmesinde, gönderilmesinde ve alınmasında aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:
• E-fatura Başkanlık tarafından duyurulan format ve standartlara uygun biçimde oluşturulmalıdır.
• E-fatura, sadece e-fatura bünyesinde tanımlı olan kullanıcılar adına düzenlenmelidir. Bu nedenle e-fatura alma yetkisi bulunmayanlar adına e-fatura düzenlenmesi mümkün değildir.
• E-faturalar, e-fatura uygulaması aracılığı ile müşterilere gönderilmelidir. Bu bakımdan uygulama harici yollarla gönderilen herhangi bir elektronik belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-fatura olarak kabul edilmez. Müşterinin uygulama üzerinde tanımlı olması, faturanın format ve standartlara uyması ve elektronik belgenin mali mühür ile mühürlenmiş olması bu sonucu değiştirmez.
• E-fatura mali mühür ile mühürlenmelidir. Üzerinde mali mühür bulunmayan herhangi bir belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-fatura olarak kabul edilmez.
• 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 232 nci maddesi uyarınca fatura düzenlemek zorunda olan mükelleflerin e-fatura uygulamasından yararlanma imkanı bulunmaktadır.
• Zorunluluk kapsamında olup e-fatura uygulamasına belirtilen tarihte geçmeyen mükellefler Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.
• E-fatura, sadece e-fatura bünyesinde tanımlı olan kullanıcılar adına düzenlenmelidir. Bu nedenle e-fatura alma yetkisi bulunmayanlar adına e-fatura düzenlenmesi mümkün değildir.
• E-fatura uygulaması, uygulama üzerinde tanımlı kullanıcıların e-fatura göndermesine ve almasına imkan tanımaktadır. Bu nedenle uygulama üzerinde kayıtlı olan müşterinize –rıza göstermeleri kaydıyla- e-fatura gönderebilirsiniz.
• E-fatura uygulaması kapsamında olan mükellefler birbirleri ile aralarında elektronik fatura düzenlemelidirler. Kayıtlı kullanıcıların kendi aralarında düzenledikleri kağıt faturaların hiçbir geçerliliği bulunmamaktadır.
• Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan Mali Mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından kurulan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.
• Fatura hareketinin çok olduğu firmalarda hızlı mali mühür kullanılmak maksadı ile kullanılan bu endüstriyel cihaz Kamu SM tarafından kurulumu ve sertifikası yüklenerek mükellefler tarafından kullanılabilmektedir. Maliyetli bir ekipman olup token (USB) ile kullanımın yavaş kalabileceği durumlarda tercih edilmektedir.
• E-fatura uygulamalarında hızlı mali mühür kullanımı gerektiren durumlarda kullanılan bu ekipman, satın alınması durumunda maliyeti token kullanımına oranla 15-20 kat daha maliyetlidir. Bu ürünün kurulması ve devreye alınması Kamu SM tarafından özel olarak yapıldığı için randevu alınması ve işlemin yapılması zaman alabilmektedir.
• USB şeklinde olan mali mühür çeşididir. Çok fazla fatura hareketi olmayan ve tek makine üzerinden faturanın onaylanmasına izin veren bu uygulama yaygın olarak kullanılmaktadır.
• Her ölçek ve sektördeki kamu veya özel sektör satıcı ve alıcıları ile her türlü mal veya hizmet satışını kapsamaktadır. Bu senaryoda faturaya ilişkin itirazlar harici yollarla gerçekleşmektedir. Fatura alınır alınmaz kayda alınıp, eğer itirazı bir durum söz konusu ise 1 hafta içinde mali mühürle alınmış e-faturaya noter kanalı ile itiraz edilebilmektedir.
• Ticari fatura senaryosu, tacirlerin birbirleri veya kamu kurumları ile faturalaşmalarında tarafların rollerini, fatura düzenleme iş akışını ve bu akışta uygulama yanıtının (application response) kullanımını ifade eder.
• Bu senaryo, yapılacak mal ve hizmet satışları dolayısıyla fatura düzenlenmesi, söz konusu faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesine ilişkin iş akışlarından oluşmaktadır.
• Bu senaryo kapsamında düzenlenen fatura, temel fatura senaryosunda düzenlenen faturadan farklı değildir. Temel fatura senaryosundan farklı olarak, Ticari Fatura Senaryosunda uygulama yanıtı kullanımına imkan verilmiştir. Ticari Fatura Senaryosu kapsamında faturalaşma, tarafların bu konuda gösterecekleri açık rızaya bağlıdır.
• Senaryo kapsamında düzenlenen fatura, vergi kanunları ve ilgili düzenlemelere bağlı olarak düzenlenen faturayı ifade eder. Uygulama yanıtı ise e-fatura uygulaması kapsamında gönderilen faturanın kabul, red ve düzeltme işlemlerinin yine uygulama içerisinde yapılmasının sağlanması amacıyla kullanılması öngörülen bir belge olup bu senaryoda açıklanan esaslar dahilinde düzenlenmesi gerekmektedir.
• Master kullanıcı e-fatura hizmeti alınırken merkez posta kutularına ve gönderici birimlere ulaşabilen kullanıcıdır. Bu kullanıcı ilgili işlemler neticesinde e-faturaya mali mühürle onaylayarak gönderebilen, aynı şekilde de gelen e-faturaları onay ve reddedebilen kullanıcıdır.
• Evet. Aynı şirket içinde birden fazla kullanıcı tanımlanarak, gönderilecek ve alınacak e-faturalarla ilgili işlemler yapılabilir.
• Aynı holding bünyesinde de olsa farklı firmaların tek bir akıllı karta mali mühürlerini yüklenmesi mümkün değildir. Ancak, kurum tarafından HSM cihazına kurumunuzun mali mühür sertifikası yüklenebilir. Birden fazla kişi bu tek HSM cihazına, erişim hakları ayarlanmış farklı bilgisayarlardan aynı anda Elektronik Mali Mühür Sertifikasını kullanabilirler.
• Mali mührün kullanıcısı olarak belirlediğiniz sertifika sorumlusunun şirketiniz içerisinde değişmesi durumunda söz konusu durumu yazı ile Başkanlığa bildirmelisiniz.
• Mükellefler, ünvan değişikliğinde VKN ile ünvan eşleştirildiği ve bu iki bilgi beraber değerlendirilerek e-fatura mükellef listesi sorgulandığı için mali mühür ve e-fatura kullanım taahhütnamesi de dahil süreci yeniden başlatmak ve yeni mali mühür alarak sisteme yeniden giriş yapmak durumundadır.
• Böyle bir ön şart yoktur. Dileyen her firma/şahıs bu hizmetten faydalanabilir.
• VakıfBank şübeleri ve müşteri hizmetleri biriminden başvurular yapılabilir. Başvuru İletişim Bilgileri:
• Telefon: 444 8 724
• Email: efatura@vakifbank.com.tr
• VakıfBank EFatura Çağrı Merkezi tarafından destek alınabilir.
• Telefon: 444 8 724
• Email: efatura@vakifbank.com.tr
• Satın alınan paket / hizmetle ilgili iptal işlemleri Portal üzerinden yapılmaktadır.
• e-fatura uygulamasında mali mühür/elektronik imza zorunludur. E-fatura uygulamasını portal yöntemiyle kullanacak mükelleflerin uygulamaya mali mühür/e-imza ile girmeleri gerekmektedir.
• Mali mührün alınarak mali mühür sürücüsünün bilgisayara yüklenmesi gerekmektedir. Mali mühre şifre kullanarak erişilebilmesi gerekmektedir. VakıfBank E-Fatura Entegrasyon Platformunu kullanmaya başlamadan önce mali mührün bilgisayara takılı olması gerekmektedir.
• Evet veriliyor, ilk üç hane harflerden oluşmakta, sonraki 4 hane yılı,11 hane de birbirini takip eden rakamlardan oluşmakta, toplam 18 hane olarak kullanılmaktadır.
• Gönderilen ticari faturalar için 7 günlük bir onay ve/veya ret süresi mevcuttur. Ancak bu sürede e-faturaya muhatabı tarafından cevap verilmedi ise düzenlenen e-fatura sistem tarafından kabul edildi cevabı ile karşı tarafa iletilmektedir.
• 7 günün sonunda cevaplandırılmayan e-faturalar kabul edilmiş sayılır. Sistem fatura kabul edilmiştir cevabı ile muhataba cevap ve statü dönmektedir.
• E-fatura sisteminde en çok 7 gün öncesine fatura düzenlenebilir. Zira, bilindiği üzere Vergi Usul Kanunu’na göre faturanın mal teslimi veya hizmet ifasından sonraki 7 gün içinde düzenlenmesi zorunludur.
• Zarfın içinde aynı kuruma tanzim edilmiş birden fazla e-fatura konabilir. Ancak bu durum sözkonusu değilse de her e-fatura ayrı bir zarf olarak işleme almak gerekir.
• E-fatura uygulamasında irsaliyeli fatura yoktur. Bu nedenle mal sevkiyatı esnasında kağıt ortamda irsaliye düzenlenecek olup, faturası e-fatura olarak oluşturulup alıcısına elektronik ortamda iletilecektir.
• Göndermiş olduğunuz temel faturayı alan mükellef iade faturası düzenleyerek size geri gönderebilir ve siz yeni bir fatura düzenleyip ticari fatura olarak gönderebilirsiniz.
• E-faturanın bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu mali mühür ile sağlandığından, elektronik belge biçimini muhafaza etmesi gerekmektedir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mührü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde, kendi bünyelerinde muhafaza edecekler ve istendiğinde ibraz edeceklerdir.
• Faturalar, Özel Entegratör tarafından da sözleşme kuralları gereği muhafaza edilecek olmakla birlikte, bunların mükelleflerce kendi bilgi işlem sistemlerine indirilerek muhafaza edilmesi de mümkündür.
• E-fatura kapsamındaki faturalar Özel entegratörün bilgi sistemlerinde arşiv dosyalarında ulaşılır şekilde tutulmaktadır. Kullanıcılar dilerlerse arşivde tutulan e-fatura bilgisini lokal bilgisayarlarına da indirebilir.
• Elektronik kayıtlarda birincil ve ikincil arşiv ayrımı bulunmamaktadır. Türkiye’de ulaşılabilir bir arşivin bulunması yeterli olacaktır.
